Как оформить за аренду счет. Бухгалтерские проводки по операциям аренды. Расходы за коммунальные услуги несет арендодатель, и их сумма учитывается при определении арендной платы

ВАЖНО: Новый закон – эксперимент, который действует только в 4-х регионах: Москва, Московская область, Калужская область, Респубблика Татарстан.

Этот режим позволяет сдавать квартиру легально и платить налог 4-6%, что в целом выгодней и уплаты НДФЛ, и деятельности ИП с использованием упрощенной системы налогообложения (УСН).

По новому закону, прием оплаты в безналичной форме должен быть зарегистрирован с использованием приложения ФНС “Мой налог”. Его можно будет бесплатно скачать и установить на свой смартфон после 1 января 2019 года. Также аналогичные функции будут доступны на специальных интернет-площадках и сервисах, список которых ФНС опубликует.

Для безналичных платежей (как и для наличных) необходимо сформировать чек в электронной форме, который должен быть направлен по электронной почте плательщику.

Банки также могут предложить услуги автоматического формирования чека при поступлении средств на определенную карту или счет. Если вы пользуетесь такой услугой банка, в договоре аренды/найма необходимо указать для зачисления платежей именно эту карту/счет.

Прием оплаты без выдачи чека является нарушением. Чек по безналичным платежам должен быть сформирован не позднее 9-го числа следующего месяца (после месяца, в котором была получена оплата).

Поскольку прием наличных платежей оформляется для самозанятых таким особым способом, необходимо внесение изменений в действующие договора.

При заключении новых договоров следует использовать специальные формы для арендодателей-самозанятых. В случае сдачи квартиры юридическому лицу важно то, что плательщик не является налоговым агентом (как это обычно бывает при аренде у физлица) – не он удерживает НДФЛ, а сам арендодатель-физлицо платит за себя налог НПД.

Обращаем внимание: в договоре важно указать, на какие именно реквизиты направляется электронный чек.

Все особенности деятельности арендодателей-самозанятых подробно описаны в нашем новом пособии “Арендодатель-Самозанятый”, которое вышло в декабре 2018 года. Мы планируем регулярно обновлять его и предоставлять нашим клиентам.

Получение арендной платы через банковский счет физического лица

Получить деньги на свой счет от арендатора физическое лицо может путем перевода или путем внесения на его счет или карту. Это может быть перевод, который совершен другой организацией со своего счета, перевод физического лица со своего счета или перевод физического лица без открытия счета.

Для безналичного перевода арендатору потребуются банковские реквизиты , которые можно указать в договоре или сообщить отдельным (лучше официальным, с подписью и печатью) письмом. К ним относятся: ФИО, ИНН (не обязательно), номер счета, БИК банка, название банка, номер корреспондентского счета банка, подразделение Центрального банка (в котором открыт корр. Счет).

При совершении перевода с плательщика, то есть с арендатора, его банк скорей всего удержит комиссию. Эта комиссия платится арендатором и не должна уменьшать сумму арендной платы. В назначении платежа следует указать «По договору аренды № ХХ от ДД.ММ.ГГГГ за месяц ГГГГ г.». ВАЖНО: арендатор-физлицо может непосредственно обратиться в Банк арендодателя и внести деньги на его счет (по номеру счета) или на его карту (по номеру карты). Например, такой способ удобен в банке, у которого много отделений.

Также арендатор может совершить перевод со своей карты на карту арендодателя или внести деньги через платежный терминал банка на счет или карту арендодателя. Уточните, предоставляет ли ваш банк такие услуги и сообщите об этом арендатору. Однако при переводе карта-карта с арендатора может быть удержана несимволическая комиссия, а сумма одной операции при внесении через терминал сейчас ограничена 15000 рублями. Если нужно внести больше, то придется совершить несколько операций, и банк может ввести ограничение на пополнение через одно устройство. Возможно, в перспективе появятся другие способы оплаты – например через сеть терминалов.

При сдаче декларации по налогу (НДФЛ-3) рекомендуем вам получить в своем банке или через Интернет-банк выписку по банковскому счету ИП за прошедший год. Если технически возможно, то рекомендуем вам получить также выписку по операциям с конкретным плательщиком (арендатором).

Получение арендной платы через банковский счет Индивидуального предпринимателя

Получить деньги на свой счет от арендатора ИП может только в форме перевода. Это может быть перевод, который совершен другой организацией со своего счета, перевод физического лица со своего счета или перевод физического лица без открытия счета. Возможно, в перспективе появятся и другие способы оплаты – например через сеть терминалов или через банкомат. Для безналичного перевода арендатору потребуются банковские реквизиты, которые можно указать в договоре или сообщить отдельным (лучше официальным, с подписью и печатью) письмом. К ним относятся: название ИП (например, Индивидуальный предприниматель Петров Петр Петрович), ИНН ИП, номер счета ИП, БИК банка, название банка, номер корреспондентского счета банка, подразделение Центрального банка (в котором открыт корр. Счет).

ВАЖНО: арендатор не может прийти в ваш банк и внести деньги на ваш счет. Даже если он придет в ваш банк, в котором у него нет счета, он должен совершить перевод без открытия счета.

При совершении перевода с плательщика, то есть с арендатора, его банк скорей всего удержит комиссию. Эта комиссия платится арендатором и не должна уменьшать сумму арендной платы.

ВАЖНО: при оформлении платежа плательщик должен указать «Индивидуальный предприниматель Петров Петр Петрович», а не просто «Петров Петр Петрович». К сожалению, по этой причине были прецеденты незачисления денежных средств.

Не редка ситуация, когда организация для своего размещения вынуждена арендовать офисные и производственные помещения. Данные затраты можно учесть в расходах компании.

Общий учет затрат на аренду

Аренда помещения может включать постоянную (фиксированная цена за квадратный метр) и переменную часть (коммунальные платежи, электроэнергия). При наличии в условиях договора переменной арендной платы, собственник помещения самостоятельно уплачивает сумму этих обязательств управляющим компаниям, а потом выставляет арендатору счет пропорционально потребленным им услугам.

На последнее число месяца организация включает затраты на аренду помещения в расходы. От предназначения площади (склад, офис, производственный цех и т.д.)зависит выбор счета отражения начисления арендной платы:

• По дебету:20, 44, по кредиту — .

• Дебет 60 Кредит .

Арендодатель, являющийся плательщиком НДС, выставляет счета-фактуры:

• Дебет 19 Кредит 60 –входной НДС;
• Дебет 68 НДС Кредит 19 – НДС принят к вычету.

Но это возможно, если помещение используется для нужд, облагаемых этим налогом.

Организация арендовала офисное помещение площадью 30 м 2 . Стоимость 1200 руб/м в месяц (НДС 183 руб.).

Проводки:

Учет улучшений

Арендатор может улучшать имущество: делать ремонт, устанавливать сигнализацию, менять окна, двери и т.д. Их подразделяют на:

• Отделимые – те, которые можно демонтировать без повреждений для помещения собственника (к примеру, кондиционер).
• Неотделимые – улучшения, которые невозможно переместить, забрать без повреждений для помещения после окончания срока аренды (например, косметический ремонт).

Неотделимые улучшения должны осуществляться после согласования с арендодателем, иначе он вправе не возмещать их стоимость. Исключением является проведение капитального ремонта, который увеличивает первоначальную стоимость объекта недвижимости.

Расходы на неотделимые улучшения учитываются:

• по дебету счета 08 и кредиту счетов, благодаря которым х они были произведены 10, 20, и т.д.

Сам факт неотделимого улучшения, а точнее его принятие к учету отражается записью:

• Дебет 08 Кредит 01 (для капитальных вложений).

По улучшениям в данном случае НДС принимают к вычету. Когда улучшение связано с поддержанием помещения в рабочем состоянии, то расходы списываются единовременно проводкой:

• Дебет 08 Кредит 91.2.

Если работы не были согласованы с арендодателем и он отказывает в возмещении затрат, остаточная стоимость (после начисления амортизации за время срока аренды помещения) улучшений списывается, как безвозмездная передача (Дебет 91.2 Кредит 01), которая облагается НДС (дебет 91.2 Кредит 68 НДС).

В случае, когда арендодатель возмещает затраты арендатора не неотделимые улучшения, делают проводку:

• Дебет 60 Кредит 08.

Организация произвела ремонт арендуемого помещения с согласия арендодателя, который, впоследствии, отказался возмещать расходы. Сумма затрат составила: материалы 273 525 руб. (НДС 41 724 руб.), услуги организации, выполняющей ремонт – 120 000 руб. (НДС 18 305 руб.). Арендная плата по договору составляет 65 000 руб. в месяц (НДС 9915 руб.). Срок использования помещения после ремонта – 18 месяцев. Амортизация составляет 5280 руб. в месяц.

Проводки:

Некоторые организации и ИП вынуждены арендовать помещения для того, чтобы иметь возможность полноценно осуществлять хозяйственную деятельность. Этот вариант позволяет избежать хлопот с учетом имущества и сэкономить денежные средства, так как отпадает необходимость в приобретении недвижимости. На основании счета на аренду помещения (образец документа вы найдете в конце статьи) производится плата за помещение, предоставленное арендатору во временное пользование.

Счет на аренду помещения: что это за документ?

Счет на аренду помещения – это документ, который подтверждает факт установления арендодателем определенной платы и обязанность арендатора уплатить ее. Его выписывают с целью получения платежа за предоставленное в пользование жилое или нежилое помещение. Документ составляется на основании договора аренды.

Счет на аренду помещения не является обязательным документом и не относится к «первичке», оформлять его при сдаче имущества в аренду не обязательно. Но все же он потребуется в тех случаях, когда договор аренды предусматривает регулярное перечисление денежных средств до определенной даты. Арендатор, внеся оплату по счету, выражает свое согласие с оказанием услуги и ее стоимостью.

Какие реквизиты должен содержать счет

Документ не имеет строгой формы, ни один законодательный акт не регламентирует порядок его оформления. Но при составлении в документе необходимо указать такие сведения:

полное название арендодателя-юрлица или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;

ИНН/КПП арендодателя;

платежные реквизиты арендодателя (банк, БИК, номер расчетного и корсчета);

дату составления счета;

наименование оказанной услуги (аренда) и за какой период;

стоимость аренды,

сумма НДС.

Важно, чтобы в документ была внесена полная и достоверная информация. Это позволит избежать проблем с перечислением денежных средств. При желании в счете можно указать дополнительные сведения:

срок оплаты;

извещение о том, каким именно способом должна быть внесена оплата;

контактные данные стороны, выставившей счет.

Документ подписывает руководитель организации, главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Печать ставится при необходимости. Наличие подписей и печати не обязательно. Образец счета на оплату аренды нежилого помещения, размещенный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичного документа.

Кто составляет документ?

В организациях оформлением счетов на оплату обычно занимаются сотрудники бухгалтерии. Индивидуальные предприниматели могут составить их самостоятельно, так как особых сложностей в этом нет. Выставить счет можно не только в бумажной форме, но и в электронном виде (если с арендатором ведется электронный документооборот).

Предоставить счет арендатору можно такими способами:

вручить лично;

отправить на электронную почту;

отправить документ письмом почтой России.

Как составить документ

Счет на аренду может иметь следующую структуру:

В верхней части можно указать актуальные банковские реквизиты для безналичной оплаты: наименование организации-получателя банк получателя, номер расчетного счета, БИК, ИНН, КПП.

После этого указывают наименование арендатора и его реквизиты (ИНН/КПП, адрес, контакты для связи).

В заключительной части ставится подпись руководителя или главного бухгалтера организации, которая выставила счет.

При эксплуатации арендованного помещения у арендатора неизбежно возникают расходы на отопление, освещение, водоснабжение и канализацию, газоснабжение и другие коммунальные услуги.

Напомним читателю, что в рамках договора аренды существует несколько вариантов расчетов за коммунальные услуги:

Коммунальные платежи входят в состав арендной платы и компенсируются арендодателю,

Коммунальные платежи компенсируются арендодателю отдельно от суммы арендной платы,

Арендатор самостоятельно заключает договоры с коммунальными службами на обслуживание, и коммунальные платежи уплачиваются им без участия арендодателя.

Рассмотрим каждый из вариантов подробнее.

Коммунальные платежи в составе арендной платы.

Допустим, в договоре аренды предусмотрено, что стоимость коммунальных услуг включается в арендную плату.

Организация-арендодатель, на основании заключенных договоров с организациями- поставщиками коммунальных услуг, оплачивает выставленные ими счета-фактуры.

А арендатор, перечисляя арендную плату, автоматически компенсирует арендодателю оплаченные им коммунальные расходы.

Для арендодателя коммунальные расходы, потребляемые арендаторами, являются расходами по содержанию переданного в аренду имущества и учитываются в составе затрат арендодателя.

Обратите внимание, в том случае, когда стоимость коммунальных платежей включается в сумму арендной платы, сама сумма арендной платы может быть установлена договором как фиксированная величина или же может изменяться, в зависимости от размера фактически потребленных арендатором коммунальных и иных аналогичных услуг. При этом арендный платеж будет складываться из двух составляющих:

Постоянная составляющая, или собственно арендная плата,

Переменная составляющая, или коммунальные платежи.

В том случае, когда арендная плата фиксированная, организация-арендодатель освобождается от необходимости распределять коммунальные услуги между арендаторами.

В случае установления арендной платы как слагаемой из двух составляющих, арендодатель вынужден вести обособленный учет расходов на коммунальные платежи. Это связано с тем, что переменная составляющая арендной платы прямо зависит от величины фактически произведенных расходов на содержание конкретного имущества, переданного в аренду.

Обратите внимание, что при таком варианте арендной платы, стоимость коммунальных услуг лучше не выделять отдельной строкой, а указывать в счете-фактуре общую сумму арендной платы.

Порядок учета арендной платы у арендодателя будет зависеть от того, является ли передача имущества в аренду основным видом деятельности или нет.

Обратите внимание, при определении, к какому виду деятельности организации-арендодателя относится деятельность по предоставлению имущества в аренду, рекомендуется руководствоваться критерием существенности.

Напомним, что Минфин Российской Федерации в Указаниях о порядке составления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 года №67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», рекомендует использовать в качестве такого критерия 5 процентов от того или иного показателя:

«Показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее пяти процентов».

В зависимости от того, к какому виду деятельности арендодателя относится предоставление им в аренду своих активов, арендодатель в бухгалтерском учете отражает коммунальные услуги либо как расходы по обычным видам деятельности, либо как операционные расходы.

Если предоставление имущества в аренду - основной вид деятельности организации, арендная плата с учетом коммунальных платежей, в соответствии с пунктом 5 ПБУ 9/99, отражается как доход от обычных видов деятельности и учитывается на счете 90 «Продажи» , субсчет 90-1 «Выручка». А коммунальные затраты, в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99, являются расходами по обычным видам деятельности.

При этом в бухгалтерском учете делают следующие записи:

Если передача имущества в аренду не является основным видом деятельности, арендная плата будет отражаться у арендодателя в составе операционных доходов, на основании положений пункта 7 ПБУ 9/99, и учитываться на счете 91 «Прочие доходы и расходы» , субсчет 91-1 «Прочие доходы». Оплату коммунальных услуг, согласно выставленным счетам-фактурам коммунальных служб, арендодатель учитывает для целей бухгалтерского учета как операционные расходы, в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99, и отражает на счете 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы».

В налоговом учете у арендодателя порядок отражения арендной платы также зависит от того, является ли сдача имущества в аренду основным видом деятельности или нет.

Если аренда – это основной вид деятельности, то арендная плата в соответствии со Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), признается доходом от реализации. При этом, оплата коммунальных услуг на основании выставленных счетов-фактур коммунальными службами, на основании НК РФ включается в состав материальных расходов.

В случае, если аренда не является основным видом деятельности, то, согласно НК РФ, доходы от сдачи имущества в аренду являются внереализационными доходами. Коммунальные платежи в этом случае арендодатель может учитывать либо в составе прочих расходов на основании НК РФ, либо в составе внереализационных расходов, в соответствии с НК РФ.

Расходы на коммунальные платежи в налоговом учете, согласно НК РФ, относятся к косвенным расходам. Они в полном объеме списываются на расходы текущего отчетного периода.

Коммунальные платежи не включены в арендную плату.

Договором аренды может быть предусмотрено, что коммунальные услуги оплачивает арендатор сверх суммы арендной платы. При таком варианте коммунальные услуги по поручению арендатора оплачивает арендодатель, арендатор возмещает арендодателю суммы коммунальных платежей, перечисленных им за арендатора, основываясь на указанную в договоре аренды квалификацию услуги по оплате коммунальных услуг, как посредническую.

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 9/99 «Доходы организации» доходами организации признается увеличение экономических выгод в результате поступления активов, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).

Суммы, поступившие от других юридических и физических лиц по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и тому подобное в соответствии с пунктом 3 ПБУ 9/99не признаются доходами организации. Таким образом, сумма, поступившая от арендатора в возмещение коммунальных услуг, не будет являться доходом арендодателя. Данные суммы нужно учитывать как отдельные хозяйственные операции.

В целях налогообложения прибыли согласно НК РФ при определении налоговой базы не учитываются доходы в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров. К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение.

Пример 1.

Организация-арендодатель, для которого предоставление имущества в аренду является основным видом деятельности, 1 июня передало в аренду организации-арендатору помещение сроком на 6 месяцев. Размер арендной платы составляет 5 900 рублей в месяц (в том числе НДС – 900 рублей). В соответствии с условиями договора оплату коммунальных услуг производит за свой счет арендатор. При этом плату за коммунальные услуги перечисляет арендодатель, арендатор возмещает арендодателю эти расходы после предоставления ему документов, подтверждающих действительную стоимость коммунальных услуг и их фактическую оплату. Коммунальные услуги за июнь составили 2 596 рублей (в том числе НДС – 396 рублей), в том числе коммунальные услуги, потребленные арендатором, составили 472 рубля (в том числе НДС – 72 рубля).

В бухгалтерском учете арендодателя данные операции отражаются следующими записями:

Окончание примера.

Договором может быть предусмотрено, что арендодатель за перечисление коммунальных платежей за арендатора будет получать от него определенное вознаграждение. Сумма вознаграждения будет являться для арендатора либо доходом от обычных видов деятельности, либо операционным доходом. В бухгалтерском учете арендодателя для отражения суммы вознаграждения дополнительно к вышеприведенной корреспонденции следует делать записи:

Приведем пример из нашей консультационной практики.

Пример 2. Из консультационной практики ЗАО « BKR -Интерком-Аудит».

Вопрос:

В договоре аренды указано, что арендная плата состоит из двух составляющих: постоянной и переменной. Переменная составляющая определяется на основании фактических расходов на оплату за телефоны (абонентская плата, МТР, платные справки и так далее).

Ежемесячно мы, как арендодатель, предоставляем арендатору Акт «Переменная составляющая.

Является ли оплата переменной составляющей нашим доходом от реализации и вправе ли мы относить расходы на оплату за телефоны, переданные арендатору, к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу.

Ответ:

Согласно полученным от Вас разъяснениям , заключенный Вашей организацией, как арендодателем, состоит из двух составляющих: постоянной, в которую включена собственно арендная плата и стоимость коммунальных услуг, и переменной, в которую включена стоимость услуг связи.

В целях избежания возможных конфликтных ситуаций между арендодателем и арендатором в договоре аренды необходимо предусмотреть, какая из сторон договора будет нести расходы по оплате коммунальных услуг, а также порядок проведения расчетов между сторонами.

В том случае, когда коммунальные услуги включены в арендную плату, проблем с их отражением в учете не возникает. Причем для арендатора этот вариант наиболее удобен, ведь в этом случае арендатору не приходится вести расчеты со специализированными организациями.

При налогообложении прибыли арендатор имеет право включить в состав прочих расходов, принимаемых при исчислении налогооблагаемой базы, как постоянную, так и переменную составляющую арендной платы.

Как арендная плата, так и коммунальные платежи будут учитываться в составе прочих расходов на основании НК РФ.

Кроме этого, на основании счета-фактуры, выставленного арендодателем, арендатор имеет право принять к вычету «входной» НДС.

Пример 3.

ООО «Меркурий» арендует производственное помещение.

По договору аренды коммунальные платежи входят в состав арендной платы, и предъявляются к оплате, в зависимости от их фактического потребления.

Ежемесячная арендная плата складывается из постоянной и переменной составляющих.

Постоянная составляющая (собственно арендная плата) – 20 060 рублей (в том числе НДС – 3 060 рублей).

Переменная составляющая (коммунальные платежи за отчетный месяц) – 5 900 рублей (в том числе НДС – 900 рублей).

В бухгалтерском учете ООО «Меркурий» данные хозяйственные операции будут оформлены следующим образом:

У арендатора в налоговом учете арендная плата вместе с коммунальными платежами составила 22 000 рублей. Она включена в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции на основании НК РФ.

Принят к вычету НДС в сумме 3 960 рублей на основании статей 171, НК РФ.

Окончание примера.

Сложности вызывает вариант, при котором арендная плата и коммунальные услуги разделены.

Рассмотрим вариант учета коммунальных услуг у арендатора, когда арендатор не заключает отдельных договоров с поставщиками коммунальных услуг, а компенсирует эти расходы арендодателю.

При рассмотрении этого варианта следует обратить внимание на Письмо Минфина Российской Федерации от 6 сентября 2005 года №07-05-06/234 «О счетах-фактурах по электроэнергии», согласно которому:

«По заключению Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, в соответствии с Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счета-фактуры выставляются при реализации товаров (работ, услуг). В связи с этим если согласно договору на оказание услуг по предоставлению в аренду помещений расходы арендодателя по оплате электроэнергии не включаются в стоимость арендой платы, а перечисляются арендатором в порядке компенсации расходов арендодателя по оплате электроэнергии с налогом на добавленную стоимость, то счета-фактуры по электроэнергии арендодателем арендаторам не выставляются.

Что касается регистрации арендодателем в книге покупок счетов-фактур по электроэнергии, полученных от энергоснабжающей организации, то на основании пункта 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и книг покупок при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Поэтому в данной ситуации одним из возможных вариантов регистрации арендодателем указанных счетов-фактур в книге покупок может быть их регистрация без учета сумм по электроэнергии, потребленной арендатором».

В данном документе представители финансового ведомства указывают, что арендодатель, вправе зарегистрировать в книге покупок счет-фактуру, выставленный ему энергоснабжающей организацией, без учета сумм по коммунальным услугам, потребленным арендатором.

В тоже время, в случае компенсации коммунальных расходов отдельно от арендной платы арендодатель не выставляет арендатору счет-фактуру на сумму данной компенсации.

При этом, в налоговом учете арендодателя денежные средства, уплаченные коммунальным службам за услуги, потребленные арендатором, не признаются расходами, а полученное от арендатора возмещение затрат не признается доходом.

Пример 4.

Арендодатель сдает в аренду офисное помещение. Арендная плата в месяц составляет 23 600 рублей (в том числе НДС). Поставщики коммунальных услуг выставили арендодателю счет на 53 100 рублей (в том числе НДС – 8 100 рублей). Доля арендатора составляет 30% потребленных коммунальных услуг и составляет 15 930 рублей (в том числе НДС 2 430 рублей).

Тогда в бухгалтерском учете арендодателя:

Обратите внимание!

Существует мнение налоговых органов, согласно которому суммы полученной компенсации коммунальных расходов у арендодателя относятся к поступлениям, которые связаны с реализацией арендных услуг и увеличивают налоговую базу по НДС в соответствии с НК РФ. При этом арендодателю разрешается в полной сумме принять к вычету НДС, уплаченный коммунальным службам.

В Письме Минфина РФ от 6 сентября 2005 года №07-05-06/234 говорится, что если согласно договору на оказание услуг по предоставлению в аренду помещений расходы арендодателя по оплате электроэнергии не включаются в стоимость арендой платы, а перечисляются арендатором в порядке компенсации расходов арендодателя по оплате электроэнергии с НДС, то счета-фактуры по электроэнергии арендодателем арендаторам не выставляются.

Получается, что, оплачивая арендодателю возмещение стоимости электроэнергии, арендатор не вправе принять к вычету сумму НДС, включенную в состав суммы возмещения, поскольку у него нет соответствующего счета-фактуры.

Но при этом, в бухгалтерском учете арендатор вправе учесть в составе расходов по обычным видам деятельности свою долю стоимости коммунальных услуг в полной сумме, то есть включая сумму НДС, не выделенную арендодателем в расчетных документах по возмещению стоимости коммунальных услуг и не подтвержденную счетом-фактурой.

И в налоговом учете коммунальные платежи арендатор может учесть в составе материальных расходов в полной сумме, включая НДС.

В бухгалтерском учете арендатора:

Окончание примера.

Отметим, правда, что данное Письмо не является нормативным документом, а носит лишь разъяснительный характер.

Поэтому для отражения коммунальных расходов у арендатора может быть использована и схема посреднического договора, при котором арендодатель по поручению арендатора и за счет последнего приобретает для него коммунальные услуги.

Для того чтобы арендатор смог принять к вычету уплаченную им сумму НДС по компенсации расходов на коммунальные услуги арендодателю следует при получении счета-фактуры от энергоснабжающей организации зарегистрировать его в книге покупок только в части стоимости коммунальных услуг, потребленных непосредственно им. На сумму коммунальных услуг, потребленных арендатором, счет-фактуру следует перевыставить уже от своего имени, не регистрируя его в книге продаж (как обычному посреднику). Полученный от арендодателя счет-фактуру арендатор должен зарегистрировать в книге покупок и принять сумму налога к вычету. Таким образом, и арендодатель, и арендатор предъявляют к вычету сумму НДС по коммунальным услугам, потребленным каждым из них.

Пример 5.

Арендодатель сдает в аренду офисное помещение. Поставщики коммунальных услуг выставили арендодателю счет на 53 100 рублей (в том числе НДС – 8 100 рублей). Доля арендатора составляет 30% потребленных коммунальных услуг и составляет 15 930 рублей (в том числе НДС 2 430 рублей).

Тогда в бухгалтерском учете арендатора:

Окончание примера.

Если же арендованные помещения используются в прочей деятельности, то целесообразно использование счета 91 «Прочие доходы и расходы» .

Что касается налогового учета, то еще не так давно этот способ расчетов вызывал серьезные проблемы у арендаторов - плательщиков налога на прибыль. Чиновники считали, что в данном случае нельзя уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму оплаченных коммунальных платежей, поскольку договоры с энерго- и водоснабжающими организациями заключил арендодатель. Но теперь мнение налоговиков в корне изменилось, и арендаторы могут, в соответствии с НК РФ, беспрепятственно включать коммунальные платежи во , уменьшающие налогооблагаемый доход (Письма УМНС Российской Федерации по городу Москве от 21 августа 2002 года №26-12/38756, а также от 23 сентября 2003 года №26-12/52001. Это же относится и к прочим эксплутационным и административно-хозяйственным расходам, которые арендатор возмещает арендодателю.

Арендатор должен документально подтвердить расходы на содержание арендованных помещений. Первичными документами, подтверждающими данные расходы, могут быть счета арендодателя, составленные на основании аналогичных документов, выставленных организациями, снабжающими тепловой энергией, водой, газом и так далее.

Однако здесь необходимо обратить внимание еще на один момент. Сейчас он важен при заключении договоров на оказание услуг связи. Из заключенного между организациями договора на оказание услуг связи четко не следует, что арендодатель осуществляет посреднические услуги относительно предоставления указанных услуг арендатору. Чем это грозит? Налоговый орган может признать данный договор недействительным, а расходы по нему необоснованными, ссылаясь на то, что арендодатель не имеет права оказывать услуги связи, поскольку, чтобы осуществлять данные услуги необходимо иметь лицензию (статья 29 Федерального закона от 7 июля 2003 года №126-ФЗ «О связи»). Напомним, что ранее аналогичная позиция налоговиков применялась и в отношении договоров на электро-, водо- и газоснабжение, так как перечисленные виды услуг также подлежали лицензированию в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 года №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Для справки: в настоящее время лицензированию подлежит лишь деятельность по продаже электрической энергии гражданам – пункт 97 статьи 17 Федерального закона от 8 августа 2001 года №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Если бы из договора четко следовало, что арендодатель, оплачивая услуги связи, выступает от своего лица, но за счет арендатора, то проблем бы не было, а арендодатель просто бы перевыставлял счет организации связи в адрес арендатора. Чтобы избежать споров с налоговиками, организациям следует подкорректировать некоторые формулировки договора. А о том, что должно быть указано в посредническом договоре, в частности, в договоре комиссии, определено в главе 51 ГК РФ.

Эта же проблема возникает и при расчете НДС. Чтобы принять к вычету «входной» НДС, необходимо получить от арендодателя соответствующий счет-фактуру. Понятно, что такой документ будет лишь копией счета-фактуры, который выставила арендодателю организация связи. Хорошо если из договора следует, что собственник помещения - это посредник между организацией связи и фирмой-арендатором. Тогда он должен составлять счета-фактуры в том же порядке, что и комиссионер (агент), купивший товар для комитента (принципала).

В противном случае, налоговики могут сказать, что владелец помещения перепродает услуги связи, а этого, как мы уже сказали, он делать не может, ведь нужна соответствующая лицензия. Следовательно, налоговый орган не примет к вычету «входной» НДС с суммы платежей.

Это не касается административно-хозяйственных услуг, которые арендодатель оказал сам и которые не лицензируются.

Заметьте: если организация не будет вносить изменения в имеющийся договор и будет настаивать на том, что он является посредническим, то опровергнуть это налоговый орган может только через суд. Об этом сказано в НК РФ.

Окончание примера.

Пример 7. Из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит».

Вопрос.

Прошу оценить с точки зрения отнесения на расходы в целях налогового учета договор на предоставление коммунальных и прочих услуг для Арендатора (нашей организации).

В этом случае арендатор самостоятельно заключает договоры с организациями-поставщиками коммунальных услуг, и сам несет расходы, связанные с этими услугами.

Порядок оформления договоров на оказание коммунальных услуг определен ГК РФ.

Справедливости ради следует сказать, что данный способ применяется очень редко. Это связано с тем, что возникают довольно серьезные сложности при перезаключении договоров с организациями, которые предоставляют коммунальные услуги.

Применение этого варианта имеет смысл тогда, когда в аренду передается все здание одному арендатору. В такой ситуации преимущества данного способа бесспорны - арендатор может учитывать коммунальные платежи в составе расходов при налогообложении прибыли и применять вычет НДС по ним без всяких проблем.

Арендатор в бухгалтерском учете оплату коммунальных услуг согласно выставленным счетам-фактурам учитывает как операционные расходы на основании пункта 11 ПБУ 10/99 и отражает на счете 91 «Прочие доходы и расходы» , субсчет 91-2 «Прочие расходы».

В налоговом учете указанные затраты учитываются арендатором в соответствии с НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

НДС, уплаченный поставщикам услуг, арендатор принимает к вычету на основании статей и НК РФ, в общеустановленном порядке.

Напоминаем, что с 1 января 2006 года необходимыми требования для применения вычета по НДС являются:

· осуществление налогоплательщиком налогооблагаемой деятельности;

· принятие к учету товаров (работ, услуг), имущественных прав;

· наличие счета-фактуры, оформленного надлежащим образом.

Пример 8.

ЗАО «Атлант» арендует помещение, которое использует для размещения офиса и производственных помещений.

При этом, ЗАО «Атлант» заключило договоры на предоставление коммунальных услуг непосредственно с организациями - поставщиками коммунальных услуг.

В отчетном месяце коммунальные расходы составили 177 000 рублей (в том числе НДС - 27 000 рублей).

В бухгалтерском учете ЗАО «Атлант» будут оформлены следующие проводки:

Организация арендует имущество у ИП. Обязательно ли арендодатель ежемесячно составлять и выставлять счета на оплату аренды и акты по оказанным услугам? Читайте в статье.

Вопрос: Видела в системе разъяснения минфина по теме выставление счетов и актов по аренде недвижимого имущества (торговых помещений), оно заключалось в том, что если в договоре аренды прописана сумма аренды за помещения и она фиксированная - постоянная, сроки оплаты постоянны - ежемесячно, то арендаторам можно не выставлять счета ежемесячно на аренду, они производят оплату по договору. Акты выполненных услуг на аренду по фиксированной сумме по договору, подписанные арендаторами, экземпляр арендатора можно не собирать. Проблема в том, что счета арендаторами теряются, а акты по реализации подписанные ими, собрать невозможно, все они ИП и очень "просто" относятся к документам. Как выйти из данной ситуации: сделать доп соглашения к договору или официально уведомить в письменном виде, что оплата производится по договору, без выставления счетов. Может ли арендатор не собирать подписанные акты по реализации?

Ответ: Обязанность выставлять контрагенту счет на оплату на нормативном уровне не предусмотрена. Кроме того, счет на оплату не считается первичным учетным документом, так как он не оформляет хозяйственную операцию (п. 1 ст. 9 Закона 402-ФЗ): отгрузка товара оформляется накладной, перечисление денежных средств - платежным поручением. Счет является документом, выдаваемым поставщиком покупателю с предложением осуществить платеж за определенные материальные ценности (работы, услуги), перечисленные в счете. Он не является документом, на основании которого принимается к вычету НДС. Таким документом является счет-фактура (ст. 169 НК РФ).
Поэтому счет на оплату совершенно не обязателен, если он не предусмотрен к выставлению в обязательном порядке в договоре.

Акты по аренде так же не обязательны, если они не предусмотрены договором. Функцию первичных документов в данном случае выполняют:
- договора;
- график платежей;
- акт приема-передачи арендованного имущества

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Организовать документооборот в бухгалтерии поможет .

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

• документы налогового учета и отчетности;
• бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

• формы отчетности;
• регистры бухучета;
• первичные документы.

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Нужно ли указывать идентификатор госзаказа в первичных и расчетных документах

Да, нужно.

Идентификатор госзаказа - это уникальный код. Этот код необходим для контроля за целевым использованием средств федерального бюджета. Идентификатор присваивается госконтрактам, для которых предусмотрено казначейское или банковское сопровождение средств (подп. «д» п. 7 Правил казначейского сопровождения средств, утвержденных постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2016 № 1552).

Если госконтракту присвоен идентификатор, его необходимо указывать во всех платежных и первичных документах, связанных с исполнением контракта (товарных накладных, актах приема-передачи, платежных поручениях и т. п.). Так поступать должны все участники: государственные заказчики, головные исполнители и соисполнители госконтрактов. Исключением являются только контракты с гостайной.

Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

• либо разработать форму документа самостоятельно;
• либо использовать унифицированную форму.

По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.

В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты , перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам из альбомов унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.

Такие выводы следуют из положений Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждены информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 . Правильность этого подхода подтвердила ФНС России в письме от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104@ , разослав в нижестоящие инспекции письмо Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 . Данное письмо налоговой службы размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения, обязательные для применения» .

Пример, как добавить в унифицированную форму дополнительную информацию

В ООО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Как утвердить формы

Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:
- написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;
- прописать для разных